SIMKEU IPB — Sistem Informasi Manajemen Keuangan

Mengenal SIMKEU IPB

SIMKEU IPB adalah aplikasi manajemen keuangan modern berbasis web (Single Page Application) yang dirancang khusus untuk mempermudah pencatatan transaksi, pengawasan SPP, rekapitulasi setoran kasir, pembuatan kwitansi otomatis PDF, dan notifikasi WhatsApp kepada wali murid.

Ruang Lingkup 6 Pos Penerimaan Keuangan

Pembagian Peran Kasir & Admin

SIMKEU IPB dilengkapi dengan pemisahan akses petugas untuk menjamin akuntabilitas setiap rupiah yang diterima secara fisik:

Alur Input Transaksi Pembayaran

Formulir Input Bayar memungkinkan pencatatan beberapa pos sekaligus dalam 1 kali proses:

• 1

  Pilih Kelas Terlebih Dahulu

  Pilih jenjang kelas pada dropdown Pilih / Filter Berdasarkan Kelas (misal: Kelas 1). Pilihan nama santri di sebelahnya akan otomatis menyaring hanya santri yang ada di kelas tersebut.

• 2

  Pilih Nama Santri

  Pilih nama santri yang hendak membayar. Kotak preview hijau akan menampilkan nama lengkap, nama panggilan, kelas, kategori, dan tarif baku SPP santri.

• 3

  Pilih Bulan SPP & Atur Nominal Fleksibel

  Centang bulan yang ingin dibayarkan (bulan yang sudah lunas otomatis berwarna hijau dan dinonaktifkan).
  Fitur Nominal Fleksibel: Jika santri membayar sebagian/cicilan (misal tarif Rp 250.000 namun baru membayar Rp 100.000), edit angka di kotak "Nominal SPP yang Dibayarkan". Sistem otomatis menghitung total berdasarkan nominal riil yang diinput.

• 4

  Pilih Pos Tambahan (Opsional)

  Centang pos lain jika santri juga membayar Uang Pangkal, Seragam, Daftar Ulang, Infaq, atau Mahabah.

• 5

  Pilih Metode Bayar (Tunai atau Transfer)

  Tunai: Uang fisik masuk ke kantong kasir yang dipilih (saldo kasir bertambah).
  Transfer Bank: Pembayaran langsung dicatat masuk ke rekening bank yayasan.

• 6

  Simpan & Terbitkan Dokumen Kwitansi Resmi (JPG & PDF)

  Klik tombol "Simpan & Terbitkan Kwitansi PDF". Jendela bukti dokumen resmi akan muncul dengan penyesuaian otomatis sesuai jenis transaksi:

  • Pos SPP & Biaya Pendidikan: Judul dokumen KWITANSI PEMBAYARAN, stempel LUNAS (hijau), pihak penyetor Wali Santri / Penyetor, dan penerima Admin / Kasir.
  • Pos Infaq, Donasi & Wakaf: Judul dokumen BUKTI PENERIMAAN INFAQ / DONASI, stempel DITERIMA (biru langit), pihak penyetor Muhsinin / Donatur, dan penerima Admin / Penerima.

  Kirim WhatsApp Format Gambar JPG (Bukan Teks Biasa):
  Saat mengirim kwitansi (baik otomatis maupun manual), sistem merender berkas gambar kwitansi JPG resolusi tinggi. Di smartphone/HP, gambar langsung terlampir ke aplikasi WhatsApp. Di laptop/PC, gambar otomatis tersalin ke Clipboard sistem sehingga Anda cukup menekan Ctrl + V (Paste) di chat WhatsApp Web untuk menempelkan gambar kwitansi. Nomor WA penerima juga dapat diubah secara bebas pada kolom No. WhatsApp di dalam modal kwitansi.

1. Radar Tunggakan SPP & Tagih via WhatsApp

Fitur ini berfungsi mendeteksi santri yang belum melakukan pembayaran pada bulan tertentu:

• Pilih kelas (misal: Semua Kelas atau Kelas 2) dan pilih bulan yang ingin diawasi (misal: Juli).
• Tabel akan langsung menampilkan santri yang berstatus MENUNGGAK beserta nomor HP wali.
• Klik tombol "Tagih WA" di kolom aksi → aplikasi akan otomatis membuka WhatsApp dengan pesan penagihan sopan berformat resmi.

2. Matriks Kartu SPP 12 Bulan

Menampilkan visualisasi kartu SPP Januari hingga Desember untuk seluruh santri dengan indikator warna:

3. Tracker Uang Pangkal & Daftar Ulang

Memantau persentase pelunasan uang pangkal santri baru secara bertahap (Progress Bar 0% - 100%) dan status administrasi operasional awal tahun santri lama.

1. Konsep Kas di Tangan vs Akumulasi Pendapatan

Sistem membedakan secara tegas antara total omset transaksi dengan fisik uang tunai yang dipegang kasir:

2. Alur Serah Terima Kas ke Admin Utama (Reset Saldo ke Rp 0)

Saat kasir (misal Us. Rizka) menyerahkan uang tunai fisik yang terkumpul ke Admin Utama / Yayasan:

• 1

  Buka Menu Laporan Kasir

  Masuk ke menu Laporan Keuangan → klik tab Laporan Kasir: Us. Rizka (Admin 1).

• 2

  Periksa Penerimaan Hari Ini & Sisa Kas

  Periksa banner rekonsiliasi: tertera Kas Masuk Hari Ini dan Sisa Kas Fisik di Tangan (misal Rp 29.197.000).

• 3

  Tentukan Tanggal Setoran

  Pilih tanggal pada kotak Tgl Setor: [YYYY-MM-DD] (otomatis terisi hari ini).

• 4

  Klik Tombol Setorkan Kas

  Klik tombol hijau "⚡ Setorkan Kas (Rp ...) ke Admin Utama & Reset ke Rp 0" lalu klik OK pada konfirmasi.

• 5

  Saldo Kasir Seketika Menjadi Rp 0

  Status kasir langsung berubah menjadi badge hijau: ✓ Kas Us. Rizka Bersih (Rp 0). Riwayat setoran tercatat lengkap dengan hari, tanggal, dan jam WIB di tabel riwayat serah terima.

Fitur Pelaporan & Ekspor Data

• Pemisahan Laporan per Admin

  Pilih tab Laporan Konsolidasi Yayasan, Laporan Us. Rizka, atau Laporan Us. Marfuah untuk melihat rekapitulasi 6 pos khusus admin tersebut.

• Jurnal Buku Kas Transaksi & Rekapitulasi Periode

  Tabel jurnal transaksi mencatat setiap rupiah penerimaan secara mendalam. Dilengkapi widget Rekapitulasi Periode untuk mengaudit pergerakan uang:

  • 📅 Rekap Per Hari: Memilih tanggal harian tertentu (default hari ini) untuk mengecek total penerimaan hari berjalan.
  • 🗓️ Rekap Per Bulan: Memilih bulan (Januari s/d Desember) dan tahun untuk laporan pembukuan bulanan.
  • 📊 Rekap Per Tahun: Memilih tahun anggaran untuk audit tahunan lembaga.
  • 🎛️ Rentang Bebas: Memilih tanggal mulai dan tanggal selesai secara bebas.

  3 Kartu Ringkasan Real-Time: Di atas tabel jurnal kas tersaji 3 kartu metrik:
  1. 💳 Total Pemasukan Transfer (Penerimaan rekening bank)
  2. 💵 Total Pemasukan Tunai (Penerimaan kas fisik)
  3. 💰 Total Keseluruhan (Akumulasi tunai + transfer)

  Klik tombol "Cetak Jurnal" untuk mencetak lembar rekapitulasi resmi lengkap dengan kop lembaga, judul periode dinamis, 3 kotak ringkasan, dan tabel transaksi bernomor resmi.

• Ekspor ke File Excel (CSV)

  Klik tombol hijau "Ekspor CSV Laporan Terpilih" untuk mengunduh rekap transaksi yang dapat langsung dibuka di Microsoft Excel.

• Cadangkan & Pulihkan Database Sistem (Backup / Restore)

  Cadangkan Database: Mengunduh seluruh data (santri, transaksi, setoran kas, dan template) ke 1 file aman terpusat.
  Pulihkan: Memuat kembali data jika berpindah komputer/perangkat atau pemeliharaan server.

Kustomisasi Format Pesan & Live Simulator

Halaman ini memungkinkan pengurus menyusun tata bahasa pesan WhatsApp sesuai SOP lembaga:

Daftar Tag Variabel Dinamis:

Menambah & Mengedit Data Santri

Masuk ke menu Master Santri di sidebar:

• Klik tombol "Tambah Santri" untuk mendaftarkan santri baru.
• Isi Nama Lengkap, Nama Panggilan, Tarif SPP Bulanan (isi 0 jika beasiswa penuh), Kelas (Kelas 1 s/d 6, Angkatan 10, Tahfidz), dan No. WhatsApp Wali Murid.
• Centang opsi "Tandai sebagai Santri Baru" jika santri memiliki kewajiban uang pangkal.
• Klik "Simpan Santri" → santri langsung aktif dan dapat dipilih di form pembayaran.

Pertanyaan yang Sering Diajukan